Cambiar de software no se hace en un fin de semana ni migrando todo de golpe. Se hace en paralelo y por partes: los expedientes nuevos entran en el sistema nuevo desde el primer día, los que están vivos se pasan a mano en unas semanas, y los cerrados se archivan como están. Con ese método el despacho no para en ningún momento y no hay un día crítico en el que todo pueda salir mal.
¿Por qué la gente no cambia aunque su sistema no dé más de sí?
No es por el precio. Es porque la cartera está donde está y moverla parece una operación a corazón abierto. Mientras el Excel siga abriéndose, el cambio se pospone otro trimestre.
El problema es que el coste de no cambiar no se ve en ninguna factura. Se paga en horas de administración, en clientes llamando a preguntar y en el día que alguien se va del despacho y se lleva en la cabeza cómo funcionaba aquello.
¿Qué hay que migrar y qué no?
Esta es la pregunta que ahorra más trabajo, porque casi nadie necesita migrarlo todo.
Expedientes vivos: sí. Los que están en trámite ahora mismo. Suelen ser muchos menos de los que uno cree.
Fichas de cliente: sí. Nombre, contacto, NIE, documentación básica. Es lo que se consulta a diario.
Expedientes cerrados: normalmente no. Se conservan donde están, con su copia de seguridad, y se consultan si hace falta. Migrar diez años de archivo para no abrirlo casi nunca es trabajo tirado.
Correos antiguos: no. Se quedan en el correo. Lo que sube al expediente es lo relevante.
¿Cómo es un cambio ordenado, paso a paso?
Semana 1. Corte limpio para lo nuevo. Todo expediente que entre a partir del lunes se abre en el sistema nuevo. Nada más. Así el equipo lo aprende con casos reales y sin presión, y el volumen antiguo no estorba.
Semanas 2 y 3. Los vivos. Se pasan los expedientes en trámite. Es el trabajo de verdad, y es donde conviene que alguien te eche una mano en lugar de repartirlo entre el equipo a ratos perdidos.
Semana 4. Comprobación. Se revisa que no falte nada de los vivos: documentación, plazos y responsable de cada caso. Aquí es donde se detecta lo que se quedó por el camino, y por eso este paso no se salta.
A partir de ahí. El archivo se queda quieto. Con su copia de seguridad y accesible, pero sin migrar.
¿Cuánto se tarda de verdad?
Depende casi por entero de una cosa: en qué estado están tus datos hoy. Si tienes una hoja de cálculo ordenada con una fila por expediente, es rápido. Si la información está repartida entre carpetas, correos y la memoria de dos personas, lo que lleva tiempo no es la migración, es reconstruir qué hay.
Por eso el primer paso útil no es elegir software, es ver dónde está cada cosa. Ese inventario sirve tanto si cambias como si no.
Los tres errores que hacen que salga mal
Migrarlo todo de golpe. Un día señalado en el que se pasa el despacho entero. Si algo falla, falla con todo dentro.
Mantener los dos sistemas "por si acaso" durante meses. Acabas con la mitad de los expedientes en cada sitio y nadie sabe cuál está al día. Si vas a convivir, que sea con la regla clara de que lo nuevo va solo en el sistema nuevo.
No decírselo al cliente. Si vas a darle acceso a un portal, avísale antes. Un correo de "a partir de ahora puedes ver tu expediente aquí" evita la mitad de las dudas.
Cómo lo hago yo
Si te pasas a ImmigraFlow, la migración no te la cobro y no la haces tú. Me dices dónde tienes hoy los expedientes, ya sea en otro programa o en hojas de Excel, y te los subo yo de golpe con su documentación y su estado. Tú entras y te encuentras tu propio despacho dentro, no una demo con nombres inventados.
Y si prefieres empezar por lo pequeño, la prueba son 14 días sin tarjeta: coge dos expedientes reales, móntalos y decide con eso delante.
