La renovación se pasó y el cliente ni se enteró
Un expediente terminado deja de mirarse. La tarjeta caduca dos años después, y para entonces el cliente ya no se acuerda de que había que renovar y el despacho ya no tiene ese caso abierto.
El problema es que el caso está cerrado
Mientras un expediente está vivo, alguien lo mira. Cuando se concede, se cierra, se cobra y se archiva. Y la fecha que de verdad importa para ese cliente cae mucho después, cuando ya nadie está mirando.
La renovación tiene una ventana: hay un periodo antes de la caducidad en el que ya se puede presentar, y un margen después dentro del cual todavía se admite. Fuera de eso, el cliente entra en una situación bastante peor que la que tenía.
El cliente tampoco lo lleva apuntado. Lo tiene claro el día que recoge la tarjeta y se le olvida a los tres meses, como a todo el mundo.
Lo que funciona es tratar la caducidad como una fecha del despacho
La tarjeta del cliente es un documento con su fecha impresa. Si ese documento vive en el expediente, su caducidad se puede vigilar como cualquier otra, aunque el expediente esté cerrado.
Y es de las pocas cosas del despacho que son a la vez buen servicio y buen negocio: avisar a tiempo de una renovación es trabajo que vuelve.
Qué hace ImmigraFlow con esto
- Repasa cada noche los documentos del despacho y avisa de las tarjetas y permisos que se acercan a su fecha, aunque el expediente ya esté cerrado.
- Los avisos van al abogado del expediente, en escalones de treinta, catorce, siete y un día.
- Desde el expediente puedes escribir al cliente para avisarle, en su idioma si lo tiene puesto.
Lo que no hace: No manda el aviso al cliente por su cuenta. El recordatorio de renovación lo mandas tú cuando te salta el aviso; el programa no escribe a nadie sin que alguien le dé a enviar.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo se puede presentar una renovación?
- Hay una ventana que empieza antes de la caducidad de la autorización y un margen posterior dentro del cual todavía se admite la solicitud. Los días concretos dependen del tipo de autorización, así que conviene confirmarlos para cada caso.
- ¿Sigue vigilando un expediente ya cerrado?
- El repaso de caducidades va por documento, no por expediente abierto. Mientras el documento siga vivo en el sistema, su fecha se sigue mirando.
- ¿Puedo sacar la lista de clientes que renuevan este trimestre?
- Los avisos llegan según se acercan las fechas, en escalones. Es un aviso por documento y por escalón, pensado para que nadie tenga que acordarse de sacar la lista.